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사무실을 운영하면 매달 반복적으로 발생하는 비용이 있습니다.
임차료나 통신비처럼 금액이 정해져 있는 비용도 있지만, 청소와 시설 관리처럼 사업장의 상태에 따라 발생하는 비용도 있습니다.
정기적으로 청소업체를 이용할 수도 있고, 사무실 이전이나 인테리어 이후에는 대청소 비용이 발생할 수도 있습니다.
또한 사업장에 따라 소독이나 방역 서비스를 이용하거나, 폐기할 가구와 집기가 생겨 별도의 폐기물 처리업체를 이용하기도 합니다.
이런 지출은 사업장 운영과 직접 연결되는 경우가 많지만, 실제 장부를 정리할 때는 청소용역비와 청소용품 구입비, 폐기물 처리비 등을 구분해 관리하는 것이 편합니다.
특히 외부 업체에 서비스를 의뢰한 경우에는 단순히 돈을 지급했다는 사실만 남겨두기보다 언제, 누구에게, 어떤 서비스를 받고, 얼마를 지급했는지 확인할 수 있는 자료를 함께 보관하는 것이 좋습니다.
1. 사무실 청소비는 어떤 지출인지 먼저 확인한다
사무실 청소비는 사업장을 유지하기 위해 외부 업체나 개인에게 청소 서비스를 제공받고 지급하는 비용입니다.
대표적으로 다음과 같은 형태가 있습니다.
- 정기적인 사무실 청소
- 월 단위 청소용역
- 입주 전 청소
- 퇴거 전 청소
- 인테리어 후 청소
- 바닥 청소
- 유리창 청소
- 카펫 및 패브릭 청소
- 화장실 청소
- 공용공간 청소
이때 중요한 것은 청소라는 이름보다 실제 서비스를 제공받은 장소와 목적입니다.
사업장에서 업무를 위해 발생한 청소용역이라면 사업 관련성을 확인할 수 있지만, 사업과 무관한 개인 공간의 청소비까지 같은 방식으로 관리해서는 안 됩니다.
특히 자택에서 사업하는 경우에는 사업공간과 생활공간이 구분되는지 확인할 필요가 있습니다.
2. 정기 청소와 일회성 청소를 구분해 기록한다
청소비는 매달 반복되는 경우와 특정 사건 때문에 한 번 발생하는 경우가 있습니다.
예를 들어 매주 사무실을 청소하는 업체와 계약했다면 매월 일정한 금액이 반복될 수 있습니다.
반면 사무실 이전을 하면서 한 번 대청소를 했다면 일회성 비용입니다.
두 거래 모두 사업 관련성이 있을 수 있지만 장부를 관리할 때 거래 배경을 구분해 두면 나중에 확인하기 쉽습니다.
예를 들어 다음처럼 기록할 수 있습니다.
2026-09-05 / 정기 사무실 청소 / 9월분
2026-09-23 / 사무실 이전 청소 / 일회성
이렇게 메모하면 몇 달 뒤 카드내역만 보더라도 해당 비용의 성격을 파악하기 쉽습니다.
3. 청소업체에 정기적으로 비용을 지급한다면
청소업체와 정기 계약을 맺었다면 처음 계약할 때부터 자료를 정리하는 것이 좋습니다.
보관할 자료는 다음과 같습니다.
- 청소용역 계약서
- 계약기간
- 청소 대상 장소
- 청소 주기
- 월 용역금액
- 추가 작업비
- 결제방법
- 세금 관련 증빙
특히 계약기간 중 청소비가 변경되거나 추가 청소가 발생했다면 변경된 내용을 함께 기록합니다.
예를 들어 월 정기청소 외에 유리창 청소를 추가했다면 별도의 작업내역과 금액을 확인할 수 있도록 자료를 남겨두는 것이 좋습니다.
4. 청소용역비와 청소용품 구입비는 구분한다
사무실 청소와 관련된 비용이라고 해서 모두 같은 거래는 아닙니다.
직접 청소하는 사업자라면 세제나 쓰레기봉투, 걸레, 장갑, 휴지 등을 직접 구매할 수 있습니다.
이 경우에는 외부 청소업체에 지급하는 용역비와 실제 물품을 구매한 비용이 서로 다릅니다.
예를 들어
청소용역
청소업체에 지급한 서비스 비용
청소용품
세제, 휴지, 청소도구 등 직접 구매한 물품
이렇게 구분해 두면 장부와 증빙을 대조하기 쉽습니다.
특히 온라인 쇼핑몰에서 사무용품과 청소용품을 함께 주문했다면 주문내역을 확인해 실제 품목을 구분하는 것이 좋습니다.
5. 방역·소독 비용도 거래 내용을 남긴다
사업장에 따라 정기적인 소독이나 방역 서비스를 이용하는 경우가 있습니다.
이때도 단순히 업체명과 금액만 기록하기보다 어떤 장소에서 어떤 서비스를 받았는지 확인할 수 있도록 자료를 남겨두는 것이 좋습니다.
예를 들어
2026-09-12 / 사무실 정기 소독 / 1회
처럼 기록할 수 있습니다.
외부 업체에 의뢰했다면
- 업체명
- 서비스일
- 서비스 장소
- 서비스 내용
- 금액
- 결제수단
- 관련 증빙
을 함께 보관합니다.
정기 계약이라면 계약서와 개별 작업내역을 연결해 관리하면 좋습니다.
6. 폐기물 처리비는 일반적인 청소비와 구분할 필요가 있다
사업장을 정리하다 보면 일반 쓰레기 외에 별도의 처리가 필요한 폐기물이 발생할 수 있습니다.
예를 들어 사무실 이전 과정에서 오래된 가구나 집기를 폐기하거나, 인테리어 공사 후 폐기물이 발생할 수 있습니다.
이때는 단순한 사무실 청소비와 폐기물 처리비를 구분하는 것이 좋습니다.
특히 폐기물의 종류와 처리 방식에 따라 거래 구조가 달라질 수 있으므로 업체가 제공하는 작업내역과 증빙을 보관해야 합니다.
예를 들어
사무실 가구 폐기
인테리어 폐기물 처리
처럼 실제 발생 원인을 기록해 두면 나중에 해당 비용이 왜 발생했는지 설명하기 쉽습니다.
7. 사무실 이전과 함께 발생한 청소·폐기 비용
사무실을 이전하는 시기에는 청소와 폐기 관련 비용이 한꺼번에 발생할 수 있습니다.
예를 들어
- 기존 사무실 폐기물 처리
- 기존 공간 원상복구
- 새 사무실 입주 청소
- 가구 폐기
- 불필요한 집기 운반
- 대청소
등입니다.
이때 모든 비용을 하나의 사무실 이전비로 묶어두기보다 실제 거래별로 자료를 구분해 놓는 것이 좋습니다.
특히 기존 사무실의 원상복구 비용과 새 사무실의 입주 청소비는 발생 원인이 다릅니다.
각 거래의 목적을 구분해 기록하면 장부를 검토할 때 훨씬 편합니다.
8. 청소업체에 계좌이체한 경우
청소업체에 계좌이체로 비용을 지급했다고 해서 거래의 내용이 자동으로 확인되는 것은 아닙니다.
통장에는 보통 업체명과 금액 정도만 표시됩니다.
따라서 다음 자료를 함께 보관하는 것이 좋습니다.
- 계약서
- 견적서
- 작업내역
- 세금 관련 증빙
- 계좌이체 내역
예를 들어 통장에
○○청소 220,000원
이라고 기록되어 있다면 별도의 작업내역을 통해 이것이 9월 사무실 정기청소였다는 사실을 확인할 수 있도록 만들어 두는 것입니다.
9. 카드로 결제한 청소비도 거래 내용을 기록한다
카드 결제는 거래 추적이 편하다는 장점이 있지만 카드 명세서만으로는 서비스 내용이 충분히 드러나지 않을 수 있습니다.
따라서 카드 결제 후에는 간단한 메모를 남겨두는 것이 좋습니다.
예를 들어
2026-09-05 / ○○청소 / 사무실 정기청소 / 카드
처럼 기록합니다.
정기적으로 같은 업체에 결제한다면 월별로 작업내역을 저장해 두는 것도 좋은 방법입니다.
10. 자택에서 사업하는 경우 청소비는 특히 구분한다
1인 사업자나 프리랜서처럼 집에서 업무를 하는 경우에는 청소 관련 비용을 더 주의해서 관리할 필요가 있습니다.
사업 공간과 주거공간이 완전히 분리되어 있지 않을 수 있기 때문입니다.
예를 들어 집 전체를 대상으로 한 일반적인 가사 청소비와 사업을 위해 별도로 발생한 업무공간 관련 비용은 같은 방식으로 보기 어렵습니다.
따라서 자택 사업자는 다음을 확인하는 것이 좋습니다.
- 사업 전용 공간이 있는가?
- 청소 서비스가 어느 공간을 대상으로 하는가?
- 개인 생활공간과 구분되는가?
- 사업 운영을 위해 실제 발생한 비용인가?
- 거래 내용을 확인할 수 있는 증빙이 있는가?
사업과 개인 사용이 섞여 있다면 임의로 일정 비율을 적용하기보다 실제 이용관계와 관련 규정을 검토하는 것이 좋습니다.
11. 청소비를 현금으로 지급한 경우
소규모 사업장에서는 청소 서비스를 개인에게 직접 의뢰하고 현금으로 지급하는 경우도 있을 수 있습니다.
이 경우에는 더욱 거래 사실을 명확하게 남겨두는 것이 중요합니다.
가능하다면
- 서비스 제공일
- 제공자
- 청소 장소
- 작업내용
- 지급금액
- 지급방법
- 관련 증빙
을 기록합니다.
현금 지급은 시간이 지나면 거래내역을 확인하기 어려워질 수 있으므로 지급 직후 자료를 정리하는 습관이 좋습니다.
거래 형태에 따라 필요한 증빙과 원천징수 등 별도의 세무 이슈가 발생할 수 있으므로, 단순한 업체 거래인지 개인에게 직접 용역을 제공받은 것인지도 구분해야 합니다.
12. 청소·방역·폐기물 비용의 부가가치세를 따로 확인한다
사업장 청소비나 방역비를 사업 관련 비용으로 관리한다고 해서 해당 거래의 부가가치세가 모두 같은 방식으로 처리되는 것은 아닙니다.
소득세상 필요경비 또는 비용 처리와 부가가치세 매입세액 공제는 별개의 기준을 적용하기 때문입니다.
따라서 외부 업체에 용역을 의뢰할 때는 다음 사항을 함께 확인합니다.
- 사업과 관련된 용역인가?
- 적절한 증빙을 받았는가?
- 과세 거래인가?
- 사업자의 과세유형은 무엇인가?
- 해당 매입세액이 공제 가능한 거래인가?
특히 사업자의 과세유형이나 거래 형태에 따라 부가가치세 처리 방식이 달라질 수 있으므로 단순히 세금이 표시되어 있다는 이유만으로 판단하지 않는 것이 좋습니다.
13. 인테리어 후 청소비는 공사비와 구분해서 기록한다
인테리어 공사가 끝난 후 별도의 청소업체를 이용하는 경우가 있습니다.
이때 인테리어 업체가 공사와 청소를 함께 제공하는지, 별도의 청소업체를 이용하는지 확인합니다.
별도 업체를 이용했다면
인테리어 공사
와
공사 완료 후 청소
를 각각 확인할 수 있도록 자료를 분리해 두는 것이 좋습니다.
공사계약에 청소가 포함되어 있다면 최종 견적서와 정산서를 통해 해당 내용이 어떻게 반영되었는지도 확인합니다.
이런 구분은 나중에 공사비와 별도 용역비를 다시 확인할 때 도움이 됩니다.
14. 폐기물 처리업체를 이용할 때 보관할 자료
폐기물 처리는 일반 청소보다 거래 내용을 구체적으로 남겨두는 것이 좋습니다.
가능하면 다음 자료를 보관합니다.
- 처리일
- 업체명
- 처리 대상
- 폐기물 종류
- 수량 또는 작업 범위
- 처리금액
- 세금 관련 증빙
- 결제내역
- 관련 계약서 또는 견적서
특히 사무실 이전이나 인테리어 공사와 관련된 폐기물이라면 해당 공사자료와 연결해 두면 좋습니다.
예를 들어
2026-09-20 / 사무실 이전 / 기존 가구 폐기
처럼 기록합니다.
15. 청소·방역·폐기 비용 관리표 만들기
관련 지출이 반복된다면 별도의 관리표를 만들어 두는 것이 편합니다.
날짜업체서비스금액증빙지급방법비고
| 3/05 | 청소업체 | 정기청소 | 금액 | 보관 | 계좌이체 | 사무실 |
| 4/12 | 방역업체 | 소독 | 금액 | 보관 | 카드 | 정기관리 |
| 7/21 | 청소업체 | 대청소 | 금액 | 보관 | 카드 | 이전 |
| 9/20 | 폐기물업체 | 가구 폐기 | 금액 | 보관 | 계좌이체 | 사무실 이전 |
이 표를 장부와 연결하면 특정 월에 청소 관련 비용이 평소보다 크게 증가한 이유도 쉽게 확인할 수 있습니다.
16. 매월 정기적으로 확인하는 방법
청소비처럼 반복되는 거래는 월말에 한 번씩 확인하는 것이 좋습니다.
1단계: 카드·계좌 확인
해당 월에 청소나 방역 업체에 지급한 내역을 찾습니다.
2단계: 계약과 대조
정기 계약금액과 실제 결제금액이 같은지 확인합니다.
3단계: 추가 작업 확인
대청소나 추가 소독처럼 별도로 발생한 서비스가 있는지 확인합니다.
4단계: 증빙 확인
세금 관련 증빙과 작업내역이 보관되어 있는지 확인합니다.
5단계: 장부 기록
거래의 성격에 맞게 장부에 기록합니다.
이 과정을 매월 반복하면 연말에 청소업체 거래를 한꺼번에 찾을 필요가 없습니다.
17. 청소·방역·폐기물 비용에서 자주 하는 실수
실수 1. 카드 결제내역만 보관한다
결제 사실은 확인할 수 있지만 실제 서비스 내용까지 충분히 설명하기 어려울 수 있습니다.
실수 2. 정기청소와 일회성 청소를 구분하지 않는다
사업장 이전이나 인테리어 때문에 발생한 일회성 비용은 거래 목적을 별도로 기록하는 것이 좋습니다.
실수 3. 청소용역과 청소용품을 하나로 기록한다
외부 업체의 용역비와 직접 구매한 세제·휴지 등의 물품비는 거래 성격이 다릅니다.
실수 4. 폐기물 처리비의 발생 원인을 기록하지 않는다
사무실 이전 때문인지, 인테리어 때문인지, 일반적인 사업장 정리 때문인지 기록해 두면 나중에 거래를 설명하기 쉽습니다.
실수 5. 자택 전체의 청소비를 사업비로 생각한다
사업과 개인의 사용공간이 섞여 있다면 실제 사업 관련성을 별도로 확인해야 합니다.
실수 6. 부가가치세를 자동으로 공제된다고 생각한다
사업 관련 용역이라는 사실과 매입세액 공제 여부는 별도로 판단해야 합니다.
18. 청소비·방역비·폐기물 처리비 체크리스트
사업장 관리비를 정리할 때 다음 항목을 확인해 보세요.
□ 청소업체 계약서 보관
□ 정기청소와 일회성 청소 구분
□ 청소일과 작업내용 기록
□ 방역·소독 서비스 내역 확인
□ 폐기물 처리 발생 원인 기록
□ 업체의 세금 관련 증빙 확인
□ 카드·계좌 지급내역 대조
□ 직접 구매한 청소용품 별도 구분
□ 자택 사업자의 경우 사업공간과 개인공간 구분
□ 부가가치세 매입세액 공제 여부 별도 확인
□ 관련 자료를 월별 폴더에 보관
마무리
사무실 청소비와 방역비는 반복적으로 발생하는 대표적인 사업장 관리 지출입니다.
금액이 크지 않더라도 매월 발생한다면 장부에서 누락되지 않도록 일정한 방식으로 관리하는 것이 좋습니다.
특히 외부 업체에 용역을 맡기는 경우에는 단순한 카드 결제내역이나 계좌이체 내역만 남겨두기보다 서비스 내용과 거래 목적을 확인할 수 있는 자료를 함께 보관하는 것이 중요합니다.
폐기물 처리비도 마찬가지입니다.
사무실 이전이나 인테리어 공사 과정에서 발생했다면 해당 공사나 이전 자료와 연결해 두면 나중에 비용의 발생 배경을 쉽게 확인할 수 있습니다.
정리하면 다음 네 가지를 기억하면 됩니다.
무엇을 했는지 → 어디에서 했는지 → 얼마를 지급했는지 → 어떤 증빙이 있는지
그리고 청소용역비와 청소용품 구입비, 일반 청소비와 폐기물 처리비처럼 성격이 다른 거래는 구분해서 관리하는 것이 좋습니다.
사업 관련 비용이라는 판단과 부가가치세 매입세액 공제 여부 역시 별도로 확인해야 합니다.
매월 카드와 계좌를 확인하면서 관련 증빙을 바로 연결해 두면 종합소득세 신고를 준비할 때 자료를 다시 찾는 수고를 크게 줄일 수 있습니다.
FAQ:
Q1. 매달 지급하는 사무실 청소비도 장부에 기록해야 하나요?
사업장을 유지하기 위해 실제 발생한 청소용역이라면 관련 지출로 관리할 수 있습니다. 정기 계약이라면 계약서와 매월 발생한 청소내역, 증빙, 지급내역을 연결해 보관하는 것이 좋습니다.
Q2. 사무실 청소용 세제나 휴지를 직접 구매한 경우에는 어떻게 하나요?
외부 청소업체에 지급하는 용역비와 직접 구매한 청소용품은 거래 성격이 다르므로 구분해서 관리하는 것이 좋습니다. 온라인 구매라면 주문 상세내역과 결제 관련 증빙을 함께 보관하면 편합니다.
Q3. 사무실 이전으로 가구 폐기비가 발생했습니다. 청소비와 같이 처리해도 되나요?
실제 거래의 성격을 구분해 기록하는 것이 좋습니다. 가구 폐기, 입주 청소, 기존 사무실 원상복구 등 각각의 발생 원인과 업체, 금액, 증빙을 연결해 두면 장부 관리가 편해집니다.