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법인이나 복식부기 의무가 있는 개인사업자에게 업무용 승용차는 필수 자산이지만, 관련 비용을 세금 혜택(손금 또는 필요경비)으로 인정받기 위해서는 '업무용 승용차 운행기록부' 작성이 필수입니다. 특히 최근 국세청의 세무 검증이 강화되면서 허위 작성이 적발될 경우 가산세 추징은 물론, 횡령 문제로까지 번질 수 있습니다.
업무용 승용차 운행기록부(이하 운행일지)를 정확하게 작성하고 관리하는 방법을 꼼꼼히 알아보겠습니다.
1. 운행일지 작성이 필수인 이유
운행일지 작성은 단순히 서류를 만드는 행위를 넘어, 차량 관련 비용을 더 많이 인정받기 위한 절세의 핵심입니다.
| 구분 | 연간 차량 관련 비용 한도 | 운행일지 작성 시 |
| 미작성 시 | 연간 최대 1,500만원 (2019년 이전 만원) | 감가상각비 등 한도 (만원)와 기타 비용의 합산 한도가 연 만원으로 제한됩니다. |
| 작성 시 | 업무 사용 비율만큼 전액 인정 | 만원을 초과하더라도, 총 주행거리 중 업무용 사용거리의 비율만큼은 한도 없이 비용으로 인정받을 수 있습니다. |
📌 주의: 차량 관련 비용은 감가상각비, 임차료, 유류비, 보험료, 수선비, 자동차세, 통행료 등을 모두 포함합니다. 운전기사 급여는 인건비이므로 포함되지 않습니다.
2. 운행일지, 어떻게 작성해야 하나요?
운행일지는 국세청이 고시한 표준 서식이 있으며, 이를 활용하거나 자체 양식에 필수 항목을 모두 포함하여 작성하면 됩니다.
1) 운행일지에 반드시 포함해야 할 필수 항목
| 구분 | 세부 내용 | 유의사항 |
| 차량 정보 | 차종, 자동차 등록번호 | 차량별로 별도 작성 및 관리 |
| 사용 내역 | 사용일자 (요일), 사용자 (부서, 성명) | 운전자가 아닌 차량 이용자 기준 |
| 운행 거리 | 주행 전/후 계기판의 누적 거리, 당일 총 주행 거리 | 매 운행 시마다 정확히 기록해야 소명 가능 |
| 업무 사용 거리 | 출퇴근용 사용 거리, 일반 업무용 사용 거리 | 출퇴근은 업무용으로 인정되며, 일반업무용은 목적별로 구분하여 기록 |
| 업무 사용 비율 | 업무용 사용거리 합계 총 주행거리 합계 | 최종적으로 이 비율만큼 비용이 인정됨 |
2) 업무용 사용으로 인정되는 범위
단순히 '운전했다'고 해서 모두 업무용이 되는 것은 아닙니다. 다음 목적의 운행만 업무용으로 인정됩니다.
- 출퇴근: 자택과 회사 간의 이동
- 일반 업무: 제조·판매 시설, 사업장 방문, 거래처·대리점 방문 (접대 목적 포함), 회의 참석, 판촉 활동, 업무 관련 교육·훈련
- 복리후생: 직원의 경조사 참석 (회사가 제공하는 경우)
⚠️ 비업무용 (사적 사용) 예시: 임직원 배우자나 자녀의 개인적 운행, 주말 개인 골프장 방문, 가사 관련 운행 등. 사적 사용이 포함된 운행일지 제출 시, 해당 부분은 비용으로 인정받지 못합니다.
3. 운행일지 작성 및 관리 시 유의사항 (세무 검증 대비)
① 매일 작성 원칙 및 자동화 활용
운행일지는 매일매일 발생할 때마다 기록하는 것이 원칙입니다. 연말에 몰아서 작성하거나, 운행 목적이 불분명한 기록은 세무조사 시 허위 작성으로 간주될 수 있습니다.
- 해결책: GPS 기반의 차량 관제 시스템(운행일지 앱) 등을 활용하여 운행 내역을 자동으로 기록하고, 관리자가 이를 검토하여 업무 사용 여부를 확정하는 것이 가장 정확하고 효율적입니다.
② 정확한 거리 기록의 중요성
운행일지에 기재하는 주행 전/후 계기판 거리는 실제와 일치해야 합니다.
- 검증 대비: 국세청은 유류비 지출 내역, 하이패스 통행료 내역 등을 활용하여 운행일지의 진위 여부를 교차 검증할 수 있습니다. 특히 주말/공휴일, 원거리 지방 운행은 업무 연관성을 명확히 소명할 수 있도록 기록해야 합니다.
③ 법인세/종합소득세 신고 시 제출 의무
운행일지 자체는 평소에 차량별로 비치해두었다가 세무서 요청 시 제출하는 것이 원칙입니다. 하지만 운행일지의 결과를 바탕으로 작성하는 **'업무용 승용차 관련 비용 명세서'**는 법인세 또는 종합소득세 신고 시 필수로 첨부해야 합니다.
운행일지 작성을 귀찮은 행정 절차가 아닌, 회사의 세금 비용을 보호하고 절세를 실현하는 핵심 관리 활동으로 인식해야 합니다. 지금 바로 차량별 운행일지 작성 시스템을 정비하고, 임직원들에게 정확한 기록 방법을 교육하세요.