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사업을 운영하다 보면 “이 비용은 경비 처리가 될까?”, **“부가세 공제가 가능한 항목일까?”**라는 고민을 자주 하게 됩니다.
2025년 기준, 경비는 업종별 특성·사업 관련성·증빙 유형에 따라 허용 여부가 다르며,
특히 초보 사업자는 허용·불가 경비를 명확히 구분하지 못해 가산세를 내는 경우가 많습니다.
아래는 업종별로 자주 발생하는 경비들을 ‘허용/불가’로 즉시 판단할 수 있도록 구성한 핵심 체크리스트입니다.
이 리스트 하나면 어떤 사업자도 실무에서 큰 실수를 피할 수 있습니다.
■ 1. 모든 업종 공통 허용 경비 체크리스트
✔ 허용(경비 인정 + 부가세 공제 가능)
- 사무실 임차료
- 전기·가스·수도 요금
- 인터넷·통신비(사업 용도 명확 시)
- 사무용 비품(컴퓨터·프린터·의자 등)
- 사업 관련 교육·세미나 비용
- 광고·홍보비(Google·SNS·포털 광고 포함)
- 택배비·배송비
- 사업자 명의 차량의 업무 관련 유류비(업무용자동차 요건 충족 시)
- 인쇄물·포장재·라벨 제작비
- 세금계산서가 있는 모든 사업 관련 매입
✖ 불가(경비 인정 불가 또는 부가세 공제 불가)
- 개인 식비·커피·간식
- 개인 차량 유지비
- 벌금·과태료
- 경조사비·접대비 대부분
- 개인 보험료
- 개인 용도로 사용한 장비·가구
- 간이영수증(부가세 없음)
■ 2. 온라인 쇼핑몰·전자상거래 업종 체크리스트
✔ 허용 경비
- 재고 상품 구매 비용
- 포장재·박스·테이프
- 상품 촬영 장비(카메라·조명)
- 상세페이지 제작 비용
- 마케팅 광고비
- 쇼핑몰 솔루션 이용료(카페24·고도몰 등)
- 물류센터 이용료
- 해외 배송비(부가세 없음 → 경비 인정, 공제 불가)
✖ 불가 경비
- 대표자 개인 쇼핑·개인 취미 장비
- 직원 간식비·간단한 커피 비용
- 개인용 카메라·노트북 구매
- 선물용 물품 구입
- 사적 사용 비중 높은 촬영 소품
■ 3. 프리랜서(디자이너·개발자·크리에이터 등) 체크리스트
✔ 허용 경비
- 업무에 사용하는 노트북·아이패드·모니터
- Adobe 등 디자인 툴 구독료
- 스톡 이미지·폰트 구매
- 촬영 장비(카메라·조명·마이크 등)
- 클라우드 서버 비용
- 프로젝트 외주 비용
- 협업 툴 사용료
✖ 불가 경비
- 개인 카페 미팅비(식음료 불가)
- 개인용 의류·악세서리
- 프리랜서 개인 교통비 대부분
- 개인 여행·출장 중 사적 지출
- 개인 취미 활동 관련 비용
■ 4. 음식점·카페·요식업 체크리스트
✔ 허용 경비
- 식재료 매입(사업용 세금계산서 필요)
- 주방 비품(냄비·도마·칼 등)
- 배달 수수료
- 포장 용기·컵·빨대
- 커피머신·오븐·냉장고 등 설비
- 주방·매장 인테리어 비용
- 이전·확장 시 공사비
✖ 불가 경비
- 직원 식사 제공용 식재료
- 대표자·가족 식사 비용
- 개인용 주방기구 구입
- 종업원 개인 선물 비용
- 술, 유흥성 소비비용
■ 5. 도소매·유통업 체크리스트
✔ 허용 경비
- 도매 매입 재고 상품
- 물류센터 창고 임대료
- 운반비·지게차 비용
- POS 시스템 사용료
- 내·외부 간판 설치비
- 매장 인테리어 개선 비용
✖ 불가 경비
- 개인 선물 구매
- 매장 내 사적 용도 비품
- 대표자 개인 차량 유지비
- 이상적인 재고 수량보다 초과해 개인 사용한 재고
■ 6. 제조업 체크리스트
✔ 허용 경비
- 원자재·부자재·포장재
- 공장 기계·설비
- 산업용 소프트웨어
- 작업복·안전장비
- 기계 수리·정비 비용
- 제조용 전기료
✖ 불가 경비
- 대표자 개인 의류·신발
- 공장 외 사적 사용 비품
- 개인 연관 건설·수리 비용
- 직원 개인 간식비
■ 7. 교육업·학원업 체크리스트
✔ 허용 경비
- 교재·문구류
- 강의실 임대료
- 빔 프로젝터·태블릿
- 홍보물 제작비
- 인쇄비·출력비
✖ 불가 경비
- 강사·직원 식비
- 수강생 간식 제공비
- 개인 자격증 취득 비용
- 개인 학습용 서적
■ 8. 부동산임대업 체크리스트
✔ 허용 경비
- 건물 유지보수 비용
- 공용 전기·수도 요금
- 건물 보험료
- 관리 용역비
- 임대 관리 시스템 비용
✖ 불가 경비
- 임차인 편의를 위한 개인적 용품
- 대표자 개인 차량 관련 비용
- 가구·소품 등 개인 사용 목적 물품
■ 결론: “업종별 경비 구분은 사업 관련성이 핵심”
경비의 허용 여부는 업종에 따라 달라지는 듯 보이지만,
실제로는 “사업에 직접 필요한 지출인가?”,
그리고 **“정상적인 증빙(세금계산서, 계산서)이 있는가?”**가 최종 판단 기준입니다.
이 체크리스트를 기준으로 경비를 관리하면
부가세 신고뿐 아니라 종합소득세 신고까지 훨씬 깔끔하게 정리할 수 있으며,
가산세 위험도 대폭 줄일 수 있습니다.
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