회사에서 문서를 정리하다 보면 종이로 받은 자료와 이메일이나 메신저로 받은 PDF가 동시에 존재하는 경우가 많습니다. 계약서는 종이 원본으로 보관되어 있는데 담당자가 가지고 있는 파일은 PDF이고, 거래명세서는 책상 서랍에 있는데 스캔본은 컴퓨터의 다른 폴더에 저장되어 있기도 합니다.문제는 자료가 많아질수록 같은 문서를 두 곳에서 찾게 된다는 데 있습니다. 종이서류를 찾다가 전자파일을 확인하고, PDF를 찾다가 다시 서류철을 뒤지는 일이 반복됩니다. 특히 여러 사람이 함께 문서를 사용하는 사무실에서는 어느 쪽이 최신 자료인지 판단하기 어려워질 수 있습니다.따라서 종이와 PDF를 완전히 별개의 자료로 생각하기보다, 하나의 문서를 종이와 전자파일이라는 두 가지 형태로 관리한다는 기준을 세우는 것이 편리합니다..

회사에서 문서를 찾는 데 생각보다 많은 시간이 걸리는 이유 중 하나는 파일 이름이 일정하지 않기 때문이다. 같은 거래처와 주고받은 견적서가 여러 개 있는데 어떤 파일이 최신인지 알 수 없거나, 비슷한 이름의 PDF가 여러 개 쌓여 있으면 필요한 자료를 찾기 위해 파일을 하나씩 열어봐야 한다.처음에는 파일명을 자유롭게 정해도 큰 문제가 없어 보인다. 하지만 몇 달 동안 자료가 쌓이고 담당자가 바뀌면 상황이 달라진다. 파일을 만든 사람은 내용을 기억하고 있어 쉽게 찾을 수 있지만, 다른 사람에게는 이름만 보고 내용을 파악하기 어려운 자료가 된다.그래서 회사 문서를 관리할 때는 폴더 구조뿐 아니라 파일명에도 일정한 규칙을 적용하는 것이 좋다. 복잡한 규칙을 만들 필요는 없다. 날짜, 거래처, 문서종류처럼 실제..

회사에서 문서를 정리하다 보면 처음에는 단순했던 폴더가 어느 순간 복잡해진다. 바탕화면에 파일이 하나둘 쌓이고, '최종', '최종수정', '진짜최종' 같은 이름의 파일이 생기기 시작한다. 종이문서 역시 서류철에 계속 꽂다 보면 필요한 자료를 찾는 데 시간이 걸린다.문서관리의 어려움은 파일이 많다는 사실 자체보다 일정한 기준이 없다는 데서 시작되는 경우가 많다. 담당자가 바뀌거나 몇 달이 지나면 자신이 만든 폴더조차 다시 확인해야 하는 상황이 생긴다.그래서 문서를 잘 정리하려면 처음부터 복잡한 프로그램을 사용할 필요는 없다. 오히려 누구나 이해할 수 있는 간단한 폴더 구조와 파일명 규칙을 먼저 정하는 것이 중요하다.특히 중소기업에서는 한 사람이 여러 업무를 담당하는 경우가 많기 때문에 문서를 '내가 기억하..

한 달 동안 회계 관련 업무를 하다 보면 전표 입력, 카드 사용내역 확인, 현금영수증 확인, 거래처 잔액 확인, 은행 거래 대조처럼 여러 작업이 각각 진행된다. 각각의 업무를 처리할 때는 문제가 없어 보여도 월말에 한꺼번에 확인해 보면 빠진 거래가 발견되는 경우가 있다.그래서 월말에는 새로운 전표를 입력하는 것만큼 이미 입력된 자료를 다시 확인하는 과정이 중요하다. 특히 실제 은행에서 돈이 빠져나갔는데 전표가 없다거나, 전표는 있는데 증빙을 찾을 수 없는 거래처럼 서로 연결되지 않은 자료를 찾아내야 한다.위하고를 이용한다면 월말 점검을 일정한 순서로 진행하는 것이 편리하다. 먼저 전표를 조회하고, 금융거래를 대조한 다음, 카드와 현금영수증 같은 증빙 자료를 확인하고, 마지막으로 누락이나 중복 거래가 없는..

회사에서 매달 비슷한 시기에 반복해서 발생하는 거래가 있다. 사무실 임대료, 인터넷 요금, 전화요금, 각종 공과금, 정기적으로 지급하는 관리비 등이 대표적이다. 매월 비슷한 금액이 발생하다 보니 처음에는 단순히 지난달 전표를 복사해서 사용하면 된다고 생각하기 쉽다.하지만 반복된다는 이유만으로 이전 달의 전표를 그대로 사용하는 것은 주의해야 한다. 금액이 바뀌거나 거래처가 변경될 수 있고, 부가세나 증빙 유형이 달라질 수도 있기 때문이다. 실제 업무에서는 지난달 전표를 참고하되 이번 달 거래가 실제로 어떻게 발생했는지를 다시 확인하는 과정이 필요하다.위하고를 사용할 때도 이런 반복 거래를 일정한 순서로 확인하면 입력 실수를 줄일 수 있다. 특히 전표를 새로 입력할 때 날짜, 거래처, 계정과목, 금액, 지급..

회계 프로그램에 전표를 입력했다고 해서 장부 정리가 끝나는 것은 아니다. 실제 회사 통장에서 돈이 나가거나 들어온 내역과 회계 장부에 기록된 내용이 서로 맞는지 확인하는 과정이 필요하다. 특히 소규모 사업장에서는 한 사람이 지출 증빙을 모으고 전표를 입력하면서 은행 거래까지 함께 확인하는 경우가 많기 때문에, 일정한 순서를 정해두면 업무가 훨씬 수월해진다.위하고를 이용할 때도 기본적인 흐름은 어렵지 않다. 은행에서 실제로 발생한 거래를 확인하고, 같은 날짜와 금액의 전표를 찾은 뒤 거래처와 적요, 계정과목까지 차례대로 비교하면 된다.중요한 것은 금액 하나만 보고 맞다고 판단하지 않는 것이다. 같은 금액의 거래가 여러 건 있을 수 있고, 카드대금이나 급여처럼 한 번의 은행 출금이 여러 거래와 연결되는 경우..